Faktura ustrukturyzowana jest jednym z istotnych dokumentów w prowadzeniu działalności gospodarczej. W Polsce istnieją szczególne wymogi dotyczące wystawiania i przechowywania faktur. Jednym z zagadnień, które może budzić wątpliwości, jest moment rozpoczęcia stosowania faktur ustrukturyzowanych. Czym jest faktura ustrukturyzowana i od kiedy powinna być stosowana? W tym artykule rozwiejemy Twoje wątpliwości.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany w formie elektronicznej, który spełnia określone wymagania związane z przesyłaniem i przechowywaniem danych. Jest to faktura, która posiada określony strukturalny format, umożliwiający jej automatyczne przetwarzanie i wymianę między systemami informatycznymi. Faktura ustrukturyzowana zawiera m.in. unikalny numer, dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis towarów lub usług, kwoty, podatki oraz inne informacje wymagane przez przepisy prawa.
Od kiedy należy stosować faktury ustrukturyzowane?
W Polsce faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe od 1 stycznia 2023 roku. Oznacza to, że od tego momentu przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury, muszą przekazywać je w formie ustrukturyzowanej. Faktury wystawiane przed tą datą nie muszą spełniać wymagań faktur ustrukturyzowanych, ale nie zwalnia to przedsiębiorców z obowiązku przechowywania faktur i dokumentów rozliczeniowych przez określony czas.
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Faktury ustrukturyzowane powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności zawarty na fakturze. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest równie ważne jak przechowywanie faktur w formie papierowej. Faktury ustrukturyzowane muszą być przechowywane w sposób zapewniający integralność, autentyczność i czytelność faktur przez cały okres przechowywania. W przypadku kontroli podatkowej przedsiębiorca musi być w stanie udostępnić faktury w odpowiednim formacie.
Faktura ustrukturyzowana a tradycyjna faktura papierowa
Faktura ustrukturyzowana zastępuje tradycyjną fakturę papierową, przynosząc wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów podatkowych. Elektroniczna forma faktur ustrukturyzowanych umożliwia łatwiejsze przetwarzanie danych, szybszą wymianę informacji oraz redukcję kosztów związanych z drukiem i wysyłką papierowych faktur.
Dlaczego faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe?
Wprowadzenie obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych ma na celu usprawnienie procesu rozliczeń i kontroli podatkowych. Dzięki jednolitemu formatowi i standardowym zasadom wystawiania faktur, organy podatkowe mogą skuteczniej monitorować przepływ informacji i weryfikować zgodność z przepisami podatkowymi. Jednocześnie przedsiębiorcy mogą korzystać z automatycznej obróbki faktur oraz zwiększyć efektywność swoich procesów księgowych.
Jakie są korzyści z stosowania faktur ustrukturyzowanych?
Przejście na faktury ustrukturyzowane niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Oto kilka z nich:
- Skrócenie czasu obsługi i przetwarzania faktur
- Eliminacja błędów ludzkich podczas wprowadzania danych
- Możliwość automatycznego porównywania faktur z zamówieniami i umowami
- Zwiększenie bezpieczeństwa danych i ochrona przed utratą dokumentów
- Oszczędność kosztów związanych z drukiem, wysyłką i przechowywaniem papierowych faktur
Często zadawane pytania dotyczące faktur ustrukturyzowanych
Jak mogę przejść na faktury ustrukturyzowane?
Aby przejść na faktury ustrukturyzowane, przedsiębiorca musi dostosować swoje systemy informatyczne i oprogramowanie księgowe do generowania i przetwarzania takich faktur. Może być konieczne skorzystanie z usług specjalistycznych dostawców oprogramowania lub skonsultowanie się z profesjonalistą w dziedzinie rachunkowości i podatków.
Czy muszę posiadać specjalne oprogramowanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
Tak, do wystawiania faktur ustrukturyzowanych konieczne jest posiadanie specjalnego oprogramowania lub korzystanie z usług dostawcy oprogramowania. Warto skonsultować się z ekspertem w dziedzinie fakturacji elektronicznej, który pomoże dostosować systemy i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Czy faktury ustrukturyzowane są bezpieczne?
Tak, faktury ustrukturyzowane są bezpieczne. Wymagane jest stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie danych, autoryzacja dostępu, audyt zdarzeń itp., aby zapewnić ochronę poufności, integralności i dostępności faktur. Przedsiębiorcy powinni również regularnie aktualizować swoje systemy i zabezpieczenia, aby zapobiec ewentualnym lukom w bezpieczeństwie.
Czy faktury ustrukturyzowane mogą być wysyłane pocztą?
Tak, faktury ustrukturyzowane mogą być wysyłane pocztą, jednak w takim przypadku konieczne jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak podpisanie elektroniczne lub wykorzystanie systemów szyfrowania. Wysyłka faktur drogą elektroniczną, na przykład za pośrednictwem dedykowanych platform lub poczty e-mail, jest jednak zalecana jako bardziej efektywna i bezpieczna metoda dostarczania faktur.
Czy muszę archiwizować faktury ustrukturyzowane w formie papierowej?
Nie, nie ma konieczności archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej. Faktury ustrukturyzowane mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej przez okres 5 lat. Ważne jest jednak, aby zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa i dostępu do tych dokumentów w przypadku kontroli podatkowej lub innych wymogów prawnych.
Czy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców?
Tak, faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, przedsiębiorcy muszą przestrzegać przepisów dotyczących fakturacji elektronicznej i stosować się do wymogów dotyczących faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2023 roku.
Zobacz także:
